Superó la entrevista, acordó el salario y recibió señales positivas de la empresa. Sin embargo, la contratación se detiene y la explicación nunca llega. En muchos casos, la respuesta puede encontrarse en un estudio de antecedentes que hoy se realiza en cuestión de segundos y que va mucho más allá de los registros penales tradicionales.
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Las verificaciones laborales actuales integran información pública y bases oficiales para revisar aspectos relacionados con identidad, historial judicial, tránsito, contratación estatal, estudios académicos e incluso la actividad pública en redes sociales. También pueden presentarse errores derivados de homónimos, una situación que puede afectar a personas que comparten nombre y apellidos con terceros.
Según Santiago Montoya, director de Auco, empresa de tecnología para verificación de antecedentes, cerca del 38 por ciento de los reportes genera al menos una coincidencia, alerta o información que requiere una revisión adicional.
“No debería leerse como una sentencia automática, sino como una alerta para verificar si la información tiene relación con el cargo”, explica.
La evolución tecnológica ha reducido significativamente los tiempos de consulta. Lo que antes podía tardar varios días ahora puede obtenerse en segundos mediante el cruce de información disponible en registros públicos y plataformas oficiales.
Cuidado con la licencia, los comparendos y los procesos judiciales que siguen vigentes
Uno de los datos que puede aparecer en una verificación es la licencia de conducción, especialmente cuando el cargo implica desplazamientos o manejo de vehículos. La información permite conocer la categoría del pase, su estado y la fecha de vencimiento.
“Queda visible para conocer si la persona tiene vigente la licencia”, señala Montoya.
También pueden figurar procesos civiles que muchas personas consideran cerrados o superados. Disputas por arriendos, cobros pendientes o incluso sanciones menores pueden mantenerse asociadas al nombre de una persona dentro de determinadas bases de datos. En estos casos, el estado del proceso resulta determinante, pues no tiene el mismo alcance una actuación archivada que una que permanece activa.
Los antecedentes de tránsito constituyen otro elemento que suele generar sorpresas. Aunque una multa haya sido pagada o exista un acuerdo de pago cumplido, los sistemas conservan información sobre comparendos, fechas, ciudades y cursos realizados. Para empleos relacionados con transporte, logística o conducción, estos datos pueden ser objeto de revisión específica.
La contratación con entidades públicas también deja huella en registros abiertos. A través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), es posible consultar contratos celebrados por personas naturales, incluyendo el objeto contratado, la entidad, el valor y el estado del proceso.
Muchas personas desconocen que esta información tiene carácter público y puede formar parte de un proceso de validación laboral.
búsqueda de trabajo Foto:Generada con IA/ Gemini
La hoja de vida también se contrasta con registros oficiales
Las empresas pueden verificar que la información suministrada en la hoja de vida coincida con los registros existentes en diferentes entidades. En esa revisión se incluyen títulos académicos, tarjetas profesionales, identidad y, cuando aplica, la libreta militar u otros requisitos exigidos para determinados cargos.
El objetivo es confirmar que la formación y experiencia reportadas correspondan con la documentación oficial disponible.
A ello se suma la revisión de la presencia pública en redes sociales. Plataformas como LinkedIn, X, Facebook, Instagram o TikTok pueden contener publicaciones, comentarios o menciones accesibles para cualquier usuario y que eventualmente sean consideradas durante un proceso de selección.
“Un comentario aislado o antiguo tiene poco peso; hechos recientes, comprobables y relacionados con el cargo sí pueden ser relevantes”, precisa Montoya.
La utilización de esta información debe guardar relación con las funciones del empleo y respetar los límites establecidos por la legislación sobre protección de datos personales.
Las entrevistas de trabajo son otro filtro. Foto:iStock
Cuidado con los errores por homónimos y el derecho a corregir la información
Uno de los problemas más frecuentes en las verificaciones laborales es la existencia de homónimos. Cuando las consultas se realizan únicamente con nombres y apellidos, pueden aparecer sanciones, procesos o alertas correspondientes a otra persona.
La situación es común en bases como Procuraduría, Contraloría, Rama Judicial o listas internacionales, donde varias personas pueden compartir la misma identidad nominal.
“Es frecuente en Procuraduría, Contraloría, Rama Judicial y listas internacionales”, reconoce Montoya.
Por esa razón, la recomendación es validar siempre la información mediante datos adicionales como el número de cédula, la fecha de nacimiento o la ciudad de residencia, con el fin de evitar confusiones.
Los ciudadanos también pueden revisar previamente buena parte de estos registros de manera gratuita a través de entidades como la Rama Judicial, la Policía Nacional, la Procuraduría, la Contraloría, el SIMIT y el RUNT. El propósito, según expertos, es identificar errores, actualizar información desactualizada o detectar posibles casos de homonimia antes de iniciar un proceso de selección laboral.
La legislación colombiana establece, además, límites sobre el tratamiento de estos datos. La Ley 1581 de 2012 exige autorización, una finalidad legítima y una relación directa con el cargo para realizar estudios de antecedentes. La norma también reconoce el derecho de los ciudadanos a conocer, corregir y actualizar la información que las empresas poseen sobre ellos.
Recuerde que datos relacionados con la salud, la historia clínica, las creencias religiosas o políticas, la orientación sexual y otros aspectos de la esfera íntima cuentan con protección especial y no deberían ser utilizados como criterio para tomar decisiones de contratación.
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